Cómo hacer un presupuesto para un cliente

Qué tiene que llevar, cómo se manda y —lo que casi nadie cuenta— qué haces cuando el cliente no contesta.

Escrito por Francisco Martínez Alegre, fundador de Trebede Internet

Un presupuesto lleva tus datos y los del cliente, la fecha, una referencia, el desglose de conceptos con cantidades y precios, el IVA que se aplicaría, el total, la validez de la oferta y las condiciones de pago. No es un documento fiscal, así que no hay lista obligatoria, pero esos son los que evitan discusiones. En Factuvi se hace igual que una factura y, si el cliente acepta, se convierte en factura sin volver a teclear nada.

Qué tiene que llevar

Un presupuesto no es un documento fiscal, con lo cual nadie te va a multar por cómo lo hagas. Pero hay cosas que si no pones, te van a costar una conversación incómoda después.

El IVA, siempre. Si mandas 1.000 € de base y el cliente entiende 1.000 € totales, cuando le llegue una factura de 1.210 € vas a tener un problema. Enséñale el total que va a pagar.

El desglose por conceptos. No pongas "trabajos varios: 2.400 €". Pon las líneas. Además de que genera confianza, cuando el cliente quiera quitar algo para ajustar presupuesto sabréis exactamente qué línea tocar.

Una referencia. Un número que puedas nombrar por teléfono. "El presupuesto 26P014" es más rápido que "el que te mandé el martes".

Las condiciones de pago. Cuándo cobras y cómo. Si es a 30 días, dilo ahí y no en la factura.

Cómo se redacta un presupuesto, paso a paso

En este orden, porque cada paso te pide un dato del anterior.

  1. Pon tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección. Si después lo conviertes en factura, te va a hacer falta el NIF igualmente.
  2. Describe el trabajo en líneas, una por cada cosa que el cliente podría quitar: «pintura del salón, 32 m²», no «trabajos varios».
  3. Cantidad y precio en cada línea. Las horas, los metros o las unidades, y el precio de cada una. Así el cliente ve de dónde sale el total.
  4. Suma el IVA y enseña el total que va a pagar. Es lo que evita la discusión del final.
  5. Pon la validez y las condiciones de pago: hasta cuándo vale el precio, cuándo cobras y cómo.
  6. Dale una referencia y la fecha, y envíalo. Apunta cuándo lo llamas si no contesta.

Al final, redactar un presupuesto es contestar de antemano las preguntas que el cliente te iba a hacer por teléfono: qué incluye, cuánto es con todo y hasta cuándo vale.

La validez, que es lo que más se olvida

Esta es la que más disgustos evita. Un presupuesto sin fecha de caducidad te vincula indefinidamente.

Imagina que en marzo presupuestas un trabajo con un material a un precio. En noviembre el cliente aparece diciendo que acepta. Si no pusiste validez, ese es el precio, y el material ha subido un 15 %. Lo pagas tú.

Con treinta días basta en la mayoría de casos. "Validez de la oferta: 30 días desde la fecha de emisión." Una línea. Y si en tu sector los precios se mueven mucho, ponlo en quince.

Ejemplo de presupuesto, rellenado

Un pintor presupuesta pintar la oficina de una gestoría. Es el «trabajos varios: 2.400 €» de arriba, pero bien hecho. Los nombres y los NIF son inventados.

Presupuesto 26P014 · Fecha: 09/10/2026 · Validez de la oferta: 30 días desde la fecha de emisión
De: Pinturas Ejemplo, S.L. · NIF B12345678 · calle del Río, 4, León
Para: Gestoría Ejemplo, S.L. · NIF B87654321 · oficina de 80 m² en la plaza Mayor, 2

ConceptoCantidadPrecioImporte
Protección de suelos y mobiliario1120,00 €120,00 €
Pintura plástica blanca en paredes, dos manos210 m²6,50 €1.365,00 €
Pintura de techos80 m²7,00 €560,00 €
Material: pintura, masilla y cinta1355,00 €355,00 €
Base imponible2.400,00 €
IVA 21 %504,00 €
Total2.904,00 €

Condiciones: trabajo en 5 días laborables desde la aceptación. Pago del 50 % al empezar y del 50 % al terminar, por transferencia.

Fíjate en lo que hace cada parte. Las líneas le dejan al cliente quitar los techos si se le va de presupuesto, sin rehacer nada. El total con IVA evita la sorpresa de la factura. La referencia te sirve por teléfono. Y la validez te protege si acepta en marzo con los precios de octubre.

Cómo enviarlo

Tres formas, y la tercera funciona mejor de lo que parece.

Descargarlo

Te bajas el PDF y lo mandas tú desde donde quieras. Lo de siempre.

Enviarlo como PDF

Desde la propia herramienta, sin salir a tu correo ni adjuntar nada a mano.

Mandar un enlace

Por correo o por WhatsApp. El cliente lo abre en el móvil sin descargar nada, que es como mira las cosas mucha gente.

Qué hacer cuando no contestan

Aquí es donde se pierde el dinero de verdad, y no es un problema de documento sino de seguimiento.

Mandas el presupuesto, el cliente dice "lo miro", y pasan tres semanas. Si llevas cinco presupuestos al mes te acuerdas. Si llevas veinte, no. Y los que se caen no se caen porque el precio fuera malo: se caen porque nadie volvió a preguntar.

Por eso en Factuvi cada presupuesto tiene un estado —en elaboración, enviado— y admite una probabilidad de venta. Con eso de un vistazo sabes qué tienes pendiente de respuesta y cuánto podrías facturar si se cierra.

Un consejo que no tiene que ver con el software: cuando mandes el presupuesto, di cuándo vas a llamar. "Te llamo el jueves para ver qué te parece." Es una frase y cambia la tasa de respuesta, porque la siguiente conversación deja de depender de que él se acuerde.

De presupuesto a factura

Cuando el cliente acepta, el trabajo ya está hecho. Ese presupuesto se convierte en factura directamente, sin volver a teclear las líneas. Te lo enseño en un vídeo de minuto y medio, con el presupuesto de una panadería:

De presupuesto a factura proforma y a factura, sin escribir nada dos veces: haz clic para reproducir

En las opciones del presupuesto le das a «Hacer factura» y sale una factura exactamente igual, con las mismas líneas y los mismos precios. Fíjate en lo que pasa después: el presupuesto queda bloqueado. Ya no se puede cambiar, porque ya es una factura; si hay que tocar algo, se toca en la factura.

Y no solo en factura: también en albarán, si primero entregas y luego cobras, o en pedido si tienes que pedírselo a un proveedor. Puedes verlo en la guía de qué es un albarán.

Y si lo que el cliente necesita es un documento con formato de factura para tramitar el pago antes de que exista la operación, ese mismo presupuesto se imprime como factura proforma, desde la opción «Imprimir factura proforma».

¿Presupuesto en Excel o en un programa?

Para empezar, una plantilla de Excel te vale. El presupuesto no es un documento fiscal y nadie te va a pedir que lo hagas de una forma concreta.

Los problemas llegan después, y son tres. La numeración, que llevas tú a mano y que un día se repite. El paso a factura: cuando el cliente acepta, copias las líneas a otro documento, y es ahí donde se cuela el precio viejo o la línea que el cliente había quitado. Y el seguimiento: con veinte presupuestos en una carpeta, no sabes cuáles están pendientes de respuesta.

Yo diría que, si haces más de dos o tres presupuestos al mes, compensa hacerlos en el mismo programa en el que facturas, para que el presupuesto aceptado pase a factura tal cual. En Factuvi es así, también en el plan gratuito: lo escribes una sola vez y te sirve para el presupuesto, la proforma y la factura.

Lo que Factuvi no es: un programa de presupuestos de obra. No hace mediciones ni trabaja con bancos de precios de la construcción. Si presupuestas obras con cientos de partidas, necesitas otra herramienta; si presupuestas trabajos con unas cuantas líneas, te sobra.

Lo que Factuvi no hace: no persigue al cliente por ti. Te dice qué presupuestos están enviados y sin respuesta, pero la llamada la haces tú. Y no lleva contabilidad ni presenta tus modelos ante Hacienda.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos lleva un presupuesto?

Tus datos y los del cliente, la fecha, un número de referencia, el desglose de conceptos con cantidades y precios, el IVA que se aplicaría, el total, la validez de la oferta y las condiciones de pago. No es un documento fiscal, así que no hay una lista obligatoria como en la factura.

¿Un presupuesto obliga a algo?

A ti te vincula mientras esté vigente: si pones una validez de treinta días y el cliente acepta dentro de ese plazo, ese es el precio. Al cliente no le obliga a nada hasta que lo acepta. Por eso conviene poner siempre fecha de validez.

¿El presupuesto lleva IVA?

Debe mostrarlo para que el cliente sepa el importe final que va a pagar, pero no se declara: no hay devengo hasta que se emite la factura. Enseñar solo la base imponible es la causa más común de discusiones al recibir la factura.

¿Cómo se envía un presupuesto?

En Factuvi puedes descargarlo, enviarlo como PDF desde la propia herramienta, o mandar un enlace por correo o WhatsApp. El enlace suele funcionar mejor con clientes que consultan desde el móvil.

¿Se puede convertir un presupuesto en factura?

Sí. En Factuvi un presupuesto aceptado se convierte en factura, en albarán o en pedido sin volver a teclear las líneas. Es donde se nota el tiempo ahorrado, porque el trabajo de detallar la oferta ya está hecho.

¿Cómo llevo el control de los presupuestos enviados?

Con estados. En Factuvi cada presupuesto puede estar en elaboración o enviado, y admite una probabilidad de venta. Así sabes qué tienes pendiente de respuesta y cuánto podrías facturar si se cierra.

¿Cómo se hace un presupuesto? ¿Hay algún ejemplo?

Con una referencia, la fecha y la validez, tus datos y los del cliente, una línea por cada trabajo o material con su cantidad y su precio, la base, el IVA y el total, y las condiciones de pago. Por ejemplo: pintar una oficina de 80 m², cuatro líneas, 2.400 € de base, 504 € de IVA y 2.904 € en total, con validez de 30 días.

¿Puedo hacer el presupuesto en Excel?

Sí. El presupuesto no es un documento fiscal y una plantilla de Excel te vale. Lo que se complica es la numeración, el paso a factura sin errores al copiar las líneas y saber qué presupuestos siguen pendientes. Si haces varios al mes, compensa hacerlos en el mismo programa en el que facturas.

¿Cómo se redacta un presupuesto?

Pon tus datos y los del cliente, describe el trabajo en líneas con su cantidad y su precio, suma el IVA y enseña el total, y añade la validez de la oferta y las condiciones de pago. Termina con una referencia y la fecha. Lo importante es que el cliente vea qué incluye, cuánto es con todo y hasta cuándo vale.

¿Se puede cambiar un presupuesto después de convertirlo en factura?

En Factuvi no: al darle a «Hacer factura», el presupuesto queda bloqueado, porque ya es una factura. Si hay que cambiar algo, se cambia en la factura.

Haz uno y mándatelo a ti mismo. Es la forma más rápida de ver si te encaja: creas la cuenta gratis, montas un presupuesto y te mandas el enlace al móvil.
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