Cómo hacer un presupuesto para un cliente

Qué tiene que llevar, cómo se manda y —lo que casi nadie cuenta— qué haces cuando el cliente no contesta.

Un presupuesto lleva tus datos y los del cliente, la fecha, una referencia, el desglose de conceptos con cantidades y precios, el IVA que se aplicaría, el total, la validez de la oferta y las condiciones de pago. No es un documento fiscal, así que no hay lista obligatoria, pero esos son los que evitan discusiones. En Factuvi se hace igual que una factura y, si el cliente acepta, se convierte en factura sin volver a teclear nada.

Qué tiene que llevar

Un presupuesto no es un documento fiscal, con lo cual nadie te va a multar por cómo lo hagas. Pero hay cosas que si no pones, te van a costar una conversación incómoda después.

El IVA, siempre. Si mandas 1.000 € de base y el cliente entiende 1.000 € totales, cuando le llegue una factura de 1.210 € vas a tener un problema. Enséñale el total que va a pagar.

El desglose por conceptos. No pongas "trabajos varios: 2.400 €". Pon las líneas. Además de que genera confianza, cuando el cliente quiera quitar algo para ajustar presupuesto sabréis exactamente qué línea tocar.

Una referencia. Un número que puedas nombrar por teléfono. "El presupuesto 26P014" es más rápido que "el que te mandé el martes".

Las condiciones de pago. Cuándo cobras y cómo. Si es a 30 días, dilo ahí y no en la factura.

La validez, que es lo que más se olvida

Esta es la que más disgustos evita. Un presupuesto sin fecha de caducidad te vincula indefinidamente.

Imagina que en marzo presupuestas un trabajo con un material a un precio. En noviembre el cliente aparece diciendo que acepta. Si no pusiste validez, ese es el precio, y el material ha subido un 15 %. Lo pagas tú.

Con treinta días basta en la mayoría de casos. "Validez de la oferta: 30 días desde la fecha de emisión." Una línea. Y si en tu sector los precios se mueven mucho, ponlo en quince.

Cómo enviarlo

Tres formas, y la tercera funciona mejor de lo que parece.

Descargarlo

Te bajas el PDF y lo mandas tú desde donde quieras. Lo de siempre.

Enviarlo como PDF

Desde la propia herramienta, sin salir a tu correo ni adjuntar nada a mano.

Mandar un enlace

Por correo o por WhatsApp. El cliente lo abre en el móvil sin descargar nada, que es como mira las cosas mucha gente.

Qué hacer cuando no contestan

Aquí es donde se pierde el dinero de verdad, y no es un problema de documento sino de seguimiento.

Mandas el presupuesto, el cliente dice "lo miro", y pasan tres semanas. Si llevas cinco presupuestos al mes te acuerdas. Si llevas veinte, no. Y los que se caen no se caen porque el precio fuera malo: se caen porque nadie volvió a preguntar.

Por eso en Factuvi cada presupuesto tiene un estado —en elaboración, enviado— y admite una probabilidad de venta. Con eso de un vistazo sabes qué tienes pendiente de respuesta y cuánto podrías facturar si se cierra.

Un consejo que no tiene que ver con el software: cuando mandes el presupuesto, di cuándo vas a llamar. "Te llamo el jueves para ver qué te parece." Es una frase y cambia la tasa de respuesta, porque la siguiente conversación deja de depender de que él se acuerde.

De presupuesto a factura

Cuando el cliente acepta, el trabajo ya está hecho. Ese presupuesto se convierte en factura directamente, sin volver a teclear las líneas.

Y no solo en factura: también en albarán, si primero entregas y luego cobras, o en pedido si tienes que pedírselo a un proveedor. Puedes verlo en la guía de qué es un albarán.

Y si lo que el cliente necesita es un documento con formato de factura para tramitar el pago antes de que exista la operación, ese mismo presupuesto se imprime como factura proforma.

Lo que Factuvi no hace: no persigue al cliente por ti. Te dice qué presupuestos están enviados y sin respuesta, pero la llamada la haces tú. Y no lleva contabilidad ni presenta tus modelos ante Hacienda.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos lleva un presupuesto?

Tus datos y los del cliente, la fecha, un número de referencia, el desglose de conceptos con cantidades y precios, el IVA que se aplicaría, el total, la validez de la oferta y las condiciones de pago. No es un documento fiscal, así que no hay una lista obligatoria como en la factura.

¿Un presupuesto obliga a algo?

A ti te vincula mientras esté vigente: si pones una validez de treinta días y el cliente acepta dentro de ese plazo, ese es el precio. Al cliente no le obliga a nada hasta que lo acepta. Por eso conviene poner siempre fecha de validez.

¿El presupuesto lleva IVA?

Debe mostrarlo para que el cliente sepa el importe final que va a pagar, pero no se declara: no hay devengo hasta que se emite la factura. Enseñar solo la base imponible es la causa más común de discusiones al recibir la factura.

¿Cómo se envía un presupuesto?

En Factuvi puedes descargarlo, enviarlo como PDF desde la propia herramienta, o mandar un enlace por correo o WhatsApp. El enlace suele funcionar mejor con clientes que consultan desde el móvil.

¿Se puede convertir un presupuesto en factura?

Sí. En Factuvi un presupuesto aceptado se convierte en factura, en albarán o en pedido sin volver a teclear las líneas. Es donde se nota el tiempo ahorrado, porque el trabajo de detallar la oferta ya está hecho.

¿Cómo llevo el control de los presupuestos enviados?

Con estados. En Factuvi cada presupuesto puede estar en elaboración o enviado, y admite una probabilidad de venta. Así sabes qué tienes pendiente de respuesta y cuánto podrías facturar si se cierra.

Haz uno y mándatelo a ti mismo. Es la forma más rápida de ver si te encaja: creas la cuenta gratis, montas un presupuesto y te mandas el enlace al móvil.
Crear cuenta gratis Qué es una proforma

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