Qué es un albarán y en qué se diferencia de una factura

Uno prueba que entregaste. El otro, que hay que pagarte. Confundirlos es lo que provoca las discusiones de "yo esto no lo he recibido".

Escrito por Francisco Martínez Alegre, fundador de Trebede Internet

Un albarán es el documento que acredita que una mercancía se ha entregado o un servicio se ha prestado. Lo firma quien recibe y sirve como prueba de la entrega. No es un documento fiscal: no genera IVA ni sustituye a la factura, que es la que dice cuánto hay que pagar. Lo normal es entregar con albarán y facturar después, agrupando en una sola factura todos los albaranes del mes.

Diferencia entre albarán y factura

El albarán prueba que entregaste; la factura, que te tienen que pagar. El albarán lo firma quien recibe, no lleva IVA ni numeración obligatoria y no cuenta para Hacienda. La factura va numerada, lleva IVA y es la que se declara y la que entra en Verifactu. Se entiende mejor con el momento en que aparece cada uno.

El albarán viaja con la mercancía. Llega el repartidor, el cliente comprueba que está todo, firma y se queda una copia. Ese papel dice: esto se entregó, este día, y alguien lo recibió conforme.

La factura llega después. A final de mes, o cuando toque, y dice: de todo eso que te entregué, esto es lo que hay que pagar, con su IVA y su número correlativo.

Con lo cual el albarán te protege a ti en una discusión de "esto no me llegó" o "faltaban tres unidades", y la factura te protege en una de "esto no lo debo".

Imagínate que sirves material de ferretería a una obra. El día 4 entregas por valor de 480 € (albarán A-118), el 12 por 320 € (A-121) y el 25 por 200 € (A-127). Los tres albaranes van firmados por el encargado. El día 30 emites una sola factura que los recoge: 1.000 € de base, 210 € de IVA, 1.210 € en total, con los tres números de albarán en sus líneas. Si en noviembre el cliente discute una partida, sabéis de qué entrega venía y quién la firmó.

AlbaránFactura
Qué acreditaLa entregaLa deuda
Cuándo se emiteAl entregarAl cobrar o a fin de mes
Lleva preciosOpcionalSiempre
Lleva IVANoSí
Numeración correlativa obligatoriaNoSí
Se firma al recibirSíNo
Tu cliente puede deducirse el IVA con élNoSí
Se declara ante HaciendaNoSí
Entra en VerifactuNoSí

Albarán sin factura, o factura sin albarán

Son los dos casos que más dudas dan, y tienen consecuencias muy distintas.

Tienes el albarán y no has hecho la factura. Has entregado, pero para Hacienda esa venta todavía no existe: no has repercutido el IVA ni lo has declarado. Hay que facturarla. Si tu cliente es una empresa o un profesional, la factura se expide como tarde antes del día 16 del mes siguiente a la entrega. Si has dejado pasar ese plazo, díselo a tu asesor antes de emitirla.

Tienes la factura y no hay albarán. La factura es válida, y para Hacienda no falta nada. Lo que te falta es la prueba de que entregaste. Si el cliente dice que no recibió o que faltaban unidades, es tu palabra contra la suya.

La idea: el albarán sin factura es un problema fiscal; la factura sin albarán, un problema comercial. Lo que conviene es tener los dos, y que la factura cite el albarán.

Valorado o sin valorar: los dos tipos de albarán

Esta es la primera decisión que hay que tomar y mucha gente la toma sin darse cuenta.

El albarán valorado incluye los precios unitarios y el importe total. Sirve para que el cliente compruebe en el momento de la entrega no solo qué recibe, sino a cuánto. Es habitual en venta directa y cuando la persona que recibe es la misma que decide la compra.

El albarán sin valorar —o no valorado— lleva solo la descripción y las cantidades, sin ningún precio. Y no es por dejadez: es para que quien recibe la mercancía en el almacén no vea las condiciones comerciales que has pactado con su jefe. Si trabajas con distribución o entregas en tiendas, es lo normal.

La regla práctica: si quien firma es quien paga, valóralo. Si quien firma es un almacenero o un transportista, no. Y si dudas, no lo valores: siempre puedes dar el importe en la factura, pero un precio que ha visto quien no debía no se recoge.

Qué datos lleva un albarán

No hay una lista obligatoria como en la factura, pero para que sirva de prueba conviene que lleve:

Tus datos y los del cliente. La fecha de entrega. Un número de albarán, para poder referirlo luego en la factura. La descripción y la cantidad de lo entregado. Y un hueco para la firma de quien recibe, que es lo que convierte el papel en prueba.

Abajo tienes uno rellenado, con cada dato en su sitio.

Si necesitas la lista completa de lo que sí es obligatorio en una factura, la tienes en cómo hacer una factura.

Ejemplo de albarán, rellenado

Este es el segundo albarán de la ferretería del ejemplo de arriba: la entrega del 12 de agosto en la obra. Los nombres y el NIF son inventados; la estructura es la de cualquier albarán.

Albarán A-121 · Fecha de entrega: 12/08/2026
Emisor: Suministros del Ejemplo, S.L. · NIF B12345678 · Polígono Norte, nave 7
Cliente: Construcciones Ejemplo, S.L. · Entrega en obra: calle Mayor, 14

ConceptoCantidadPrecio unitarioImporte
Cemento gris, saco de 25 kg206,50 €130,00 €
Arena de río, saco de 25 kg302,80 €84,00 €
Malla electrosoldada de 2 × 1 m1010,60 €106,00 €
Total entregado (sin IVA)320,00 €

Recibí conforme: Luis Pardo, encargado de obra · DNI 00000000X · firma.

Fíjate en tres cosas. No hay IVA: el IVA aparece el día 30, en la factura que recoge los tres albaranes del mes. El número A-121 es tuyo: no tiene que ser correlativo como el de las facturas, pero conviene que lo sea, porque es lo que vas a citar en la línea de la factura. Y la firma lleva nombre y DNI: un garabato sin nombre no te dice quién recibió si dentro de tres meses hay que preguntar.

El mismo albarán sin valorar pierde las columnas de precio e importe, y el total. Queda la descripción, la cantidad y la firma. Es el que mandarías si quien recibe es el almacenero de una tienda y no quien te compra.

Lo de los precios tiene truco. Muchos albaranes van sin importes, y no es por descuido: es para que quien recibe la mercancía no vea las condiciones comerciales que has pactado con su jefe. Si trabajas con distribución, piénsalo antes de valorar.

Quiénes intervienen y quién firma

Tres partes, y la firma del receptor es lo que convierte el papel en prueba.

Quien emite

El vendedor o proveedor. Prepara el albarán con lo que va a entregar y se queda una copia.

Quien transporta

A veces una empresa de transporte, que lleva el documento con la mercancía. No es parte del acuerdo comercial, pero mueve el papel.

Quien recibe y firma

El cliente o quien esté autorizado. Su firma es lo que acredita la entrega; sin ella el albarán vale bastante poco.

Ojo con firmar sin mirar. Si eres tú quien recibe y firmas conforme, luego es difícil reclamar que faltaba material o venía dañado. Lo correcto cuando no puedes revisar en el momento es firmar añadiendo "pendiente de revisar" o anotando la incidencia en el propio albarán. Las dos copias tienen que llevar la anotación.

Plazos de pago: el albarán marca el reloj

Aquí está la parte que casi nadie relaciona con el albarán y que decide cuándo cobras.

El plazo de pago no se cuenta desde que emites la factura: se cuenta desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio. Y lo que acredita esa fecha es el albarán firmado.

Con lo cual, si entregas el 3 de septiembre y facturas el 30, un plazo de 30 días no vence el 30 de octubre: vence antes. La fecha del albarán es la que manda, y por eso conviene tenerla bien anotada y firmada.

En operaciones entre empresas el plazo pactado tiene un límite legal, y en ausencia de pacto se aplica el que fija la normativa de morosidad. Confirma tu caso concreto con tu asesor: hay excepciones por sector y por tipo de producto.

Lo práctico: si tienes los albaranes con fecha y firma, cuando llegue el momento de reclamar un impago tienes la prueba de cuándo entregaste. Si no los tienes, la discusión empieza por ahí y ya vas perdiendo.

¿Es obligatorio hacer albaranes?

No. La normativa de facturación te obliga a emitir factura, no albarán.

El albarán es un documento mercantil que te haces para protegerte tú. Y en cuanto entregas cosas físicas o prestas servicios de forma repetida, compensa: sin albarán firmado, una discrepancia sobre qué se sirvió acaba siendo tu palabra contra la suya.

Yo diría que la regla práctica es esta: si entregas hoy y cobras dentro de treinta días, haz albarán. Si cobras en el momento y entregas en el momento, no te hace falta.

Errores que salen caros

No quedarse copia firmada. El albarán se firma por duplicado: una para quien recibe y otra para ti. Si el tuyo se queda sin firma, tienes un papel, no una prueba.

Valorar cuando no tocaba. Mandar un albarán con precios a un almacén donde trabaja también tu competencia es regalar tus condiciones comerciales.

No referenciar el albarán en la factura. Cuando el cliente discuta una línea dentro de tres meses, sin referencia no sabréis de qué entrega venía.

Facturar entregas que nadie firmó. Si el albarán no está firmado y el cliente dice que no recibió, la carga de la prueba es tuya.

Tirar los albaranes al facturar. Son parte del soporte documental de la operación y conviene conservarlos junto con la factura, durante el mismo plazo. En términos generales se habla de cuatro años por la vía fiscal y de seis por la mercantil; el plazo concreto de tu caso, con tu asesor.

Agrupar varios albaranes en una factura

Se puede, y tiene nombre: factura recapitulativa. Recoge las entregas de un mismo mes a un mismo cliente, y es lo que hace que el sistema compense de verdad.

Entregas durante el mes

Cada entrega, su albarán. Cuatro entregas en agosto, cuatro albaranes firmados.

Facturas una vez

A fin de mes agrupas esos cuatro albaranes en una sola factura, en vez de emitir cuatro.

Y cuadra solo

La factura referencia los albaranes, así que si el cliente discute una línea sabéis exactamente de qué entrega venía.

En Factuvi los albaranes se crean desde la ficha del cliente o desde un presupuesto, y varios se agrupan en una sola factura. Menos facturas emitidas es menos IVA que cuadrar y menos papeles que perseguir. La función viene apagada: se activa en Configuración → Funciones → «Facturas de varios albaranes». Mira cómo se hace en un vídeo de dos minutos.

Factura recapitulativa: requisitos, plazo y un ejemplo

Una factura recapitulativa es una sola factura que recoge varias operaciones hechas al mismo cliente en fechas distintas dentro del mismo mes. Es la forma legal de agrupar los albaranes del mes, y la regula el artículo 13 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Tiene tres requisitos, y los tres son sencillos:

  1. Mismo cliente. Una factura recapitulativa por destinatario; no se mezclan clientes.
  2. Mismo mes natural. Del día 1 al último del mes. Lo que entregaste el 28 de agosto y el 3 de septiembre va en dos facturas distintas.
  3. La fecha de cada operación. Como no coinciden con la fecha de la factura, tienen que constar. Lo práctico es poner cada albarán en su línea, con su número y su fecha.

El plazo depende de a quién le facturas. Si el cliente es un particular, tienes como máximo hasta el último día del mes de las entregas. Si es una empresa o un profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Con lo cual las entregas de agosto a una obra se pueden facturar hasta el 15 de septiembre, pero no el 20.

El ejemplo de la ferretería de más arriba queda así: tres albaranes, del 4, el 12 y el 25 de agosto, por 480, 320 y 200 € de base. El día 30 se emite una factura con tres líneas, cada una con su número de albarán y su fecha, 1.000 € de base, 210 € de IVA y 1.210 € en total.

¿Y Verifactu? Una factura recapitulativa es una factura como cualquier otra: genera un registro al emitirse. Los albaranes no generan ninguno. Así que agrupar no complica el cumplimiento; al revés, son menos registros.

Yo te diría que, si sirves varias veces al mes a los mismos clientes, la factura recapitulativa no es una opción entre otras: es la forma normal de trabajar. Una factura por entrega es más papel, más IVA que cuadrar y más recibos que perseguir.

Lo que Factuvi no hace: no gestiona stock ni almacén. El albarán documenta la entrega y se convierte en factura, pero no descuenta existencias. Si necesitas control de inventario, eso es otra herramienta.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un albarán?

Es el documento que acredita que una mercancía se ha entregado o un servicio se ha prestado. Lo firma quien recibe y sirve de prueba de la entrega. No es un documento fiscal: no genera IVA ni sustituye a la factura.

¿Qué diferencia hay entre un albarán y una factura?

El albarán dice qué se ha entregado y cuándo; la factura dice cuánto hay que pagar y cuándo. El albarán acompaña a la mercancía y suele ir sin precios; la factura es el documento con efectos fiscales, con numeración correlativa e IVA.

¿Es obligatorio hacer albaranes?

No lo exige la normativa de facturación: lo obligatorio es la factura. El albarán es un documento mercantil que te proteges tú, porque acredita la entrega si más adelante hay una discrepancia sobre qué se sirvió o cuándo.

¿Se pueden agrupar varios albaranes en una factura?

Sí, y es lo habitual cuando sirves varias veces al mismo cliente durante el mes. En Factuvi se agrupan varios albaranes en una sola factura, en vez de emitir una factura por cada entrega. La función se activa en Configuración → Funciones → «Facturas de varios albaranes».

¿Qué datos lleva un albarán?

Tus datos y los del cliente, fecha de entrega, número de albarán, descripción y cantidad de lo entregado, y un espacio para la firma de quien recibe. Los precios son opcionales: muchos albaranes van sin ellos precisamente para que quien recibe la mercancía no vea las condiciones comerciales.

¿Cómo se rellena un albarán?

Con tus datos y los del cliente, un número de albarán, la fecha de entrega, una línea por cada cosa entregada con su cantidad y, si es valorado, su precio. Abajo, el nombre, el DNI y la firma de quien recibe. No lleva IVA: el IVA va en la factura que agrupa los albaranes.

¿Quiénes intervienen en un albarán?

Quien emite (el vendedor o proveedor), quien transporta —a veces una empresa de transporte— y quien recibe y firma. La firma del receptor es lo que convierte el documento en prueba de la entrega.

¿Qué pasa si firmo el albarán y luego descubro que la mercancía viene dañada?

Complica la reclamación, porque has firmado conforme. Si no puedes revisar en el momento, firma añadiendo "pendiente de revisar" o anota la incidencia en el propio albarán, y asegúrate de que la anotación queda en las dos copias.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los albaranes?

Conviene guardarlos junto con la factura de la que forman parte y durante el mismo plazo. En términos generales se habla de cuatro años por la vía fiscal y de seis por la mercantil, pero el plazo que aplica a tu caso conviene confirmarlo con tu asesor.

¿Un albarán valorado tiene validez fiscal?

No. Lleve precios o no, el albarán no es un documento con efectos fiscales: no genera IVA ni sustituye a la factura. Que esté valorado solo significa que muestra importes, no que sirva para declarar.

¿Afecta Verifactu a los albaranes?

No. Verifactu regula los registros de facturación, y un albarán no es una factura. El registro se genera cuando facturas la entrega.

¿Qué pasa si tengo el albarán pero no he hecho la factura?

Que la venta todavía no está facturada: no has repercutido ni declarado el IVA. Hay que emitir la factura. Si el cliente es una empresa o un profesional, como tarde antes del día 16 del mes siguiente a la entrega; si se ha pasado ese plazo, conviene hablarlo con tu asesor.

¿Qué requisitos tiene una factura recapitulativa?

Que todas las operaciones sean para el mismo cliente y del mismo mes natural, y que la factura indique la fecha de cada operación, porque no coincide con la fecha de la factura. Por lo demás lleva los mismos datos que cualquier factura completa. Lo regula el artículo 13 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

¿Hasta cuándo puedo emitir una factura recapitulativa?

Si el cliente es un particular, como máximo el último día del mes en que hiciste las entregas. Si es una empresa o un profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Las entregas de agosto a una empresa se facturan como tarde el 15 de septiembre.

¿Puedo agrupar en una factura entregas de dos meses distintos?

No. La factura recapitulativa agrupa operaciones de un mismo mes natural. Si tienes entregas del 28 de agosto y del 3 de septiembre, van en dos facturas: una con las de agosto y otra con las de septiembre.

¿Cómo se llama la factura que agrupa varios albaranes?

Factura recapitulativa. Recoge en un solo documento las entregas hechas a un mismo cliente durante un mismo mes, citando los albaranes de cada una.

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