Qué es un albarán y en qué se diferencia de una factura

Albarán frente a factura

La diferencia se entiende mejor con el momento en que aparece cada uno.

El albarán viaja con la mercancía. Llega el repartidor, el cliente comprueba que está todo, firma y se queda una copia. Ese papel dice: esto se entregó, este día, y alguien lo recibió conforme.

La factura llega después. A final de mes, o cuando toque, y dice: de todo eso que te entregué, esto es lo que hay que pagar, con su IVA y su número correlativo.

Con lo cual el albarán te protege a ti en una discusión de "esto no me llegó" o "faltaban tres unidades", y la factura te protege en una de "esto no lo debo".

Valorado o sin valorar: los dos tipos de albarán

Esta es la primera decisión que hay que tomar y mucha gente la toma sin darse cuenta.

El albarán valorado incluye los precios unitarios y el importe total. Sirve para que el cliente compruebe en el momento de la entrega no solo qué recibe, sino a cuánto. Es habitual en venta directa y cuando la persona que recibe es la misma que decide la compra.

El albarán sin valorar —o no valorado— lleva solo la descripción y las cantidades, sin ningún precio. Y no es por dejadez: es para que quien recibe la mercancía en el almacén no vea las condiciones comerciales que has pactado con su jefe. Si trabajas con distribución o entregas en tiendas, es lo normal.

La regla práctica: si quien firma es quien paga, valóralo. Si quien firma es un almacenero o un transportista, no. Y si dudas, no lo valores: siempre puedes dar el importe en la factura, pero un precio que ha visto quien no debía no se recoge.

Qué datos lleva un albarán

No hay una lista obligatoria como en la factura, pero para que sirva de prueba conviene que lleve:

Tus datos y los del cliente. La fecha de entrega. Un número de albarán, para poder referirlo luego en la factura. La descripción y la cantidad de lo entregado. Y un hueco para la firma de quien recibe, que es lo que convierte el papel en prueba.

Lo de los precios tiene truco. Muchos albaranes van sin importes, y no es por descuido: es para que quien recibe la mercancía en el almacén no vea las condiciones comerciales que has pactado con su jefe. Si trabajas con distribución, piénsalo.

Si necesitas la lista completa de lo que sí es obligatorio en una factura, la tienes en cómo hacer una factura.

Plazos de pago: el albarán marca el reloj

Aquí está la parte que casi nadie relaciona con el albarán y que decide cuándo cobras.

El plazo de pago no se cuenta desde que emites la factura: se cuenta desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio. Y lo que acredita esa fecha es el albarán firmado.

Con lo cual, si entregas el 3 de septiembre y facturas el 30, un plazo de 30 días no vence el 30 de octubre: vence antes. La fecha del albarán es la que manda, y por eso conviene tenerla bien anotada y firmada.

En operaciones entre empresas el plazo pactado tiene un límite legal, y en ausencia de pacto se aplica el que fija la normativa de morosidad. Confirma tu caso concreto con tu asesor: hay excepciones por sector y por tipo de producto.

Lo práctico: si tienes los albaranes con fecha y firma, cuando llegue el momento de reclamar un impago tienes la prueba de cuándo entregaste. Si no los tienes, la discusión empieza por ahí y ya vas perdiendo.