Qué es una factura proforma y cuándo se usa

Se llama factura y no lo es. Esa confusión es la que provoca casi todos los líos, así que empiezo por ahí.

Escrito por Francisco Martínez Alegre, fundador de Trebede Internet

Una factura proforma es un documento con aspecto de factura que comunica por adelantado qué se va a cobrar y en qué condiciones. No es una factura: no lleva numeración fiscal, no se contabiliza, no genera IVA y no obliga a pagar. Se usa cuando el cliente necesita un documento formal antes de que la operación exista. En Factuvi se hace como un presupuesto y se imprime como proforma.

Para qué sirve de verdad

La proforma existe por una razón muy práctica: hay clientes que necesitan un papel antes de poder pagarte.

Piensa en una empresa mediana. El responsable quiere contratarte, pero para que administración libere el dinero necesita un documento con el importe, el IVA, tus datos fiscales y los suyos. Si le mandas una factura de verdad, tú ya has devengado ese IVA y has consumido un número de tu serie por algo que igual no se cierra. Con lo cual le mandas una proforma: tiene todo lo que administración necesita ver, y a ti no te compromete a nada.

Los casos donde más aparece:

Anticipos. El cliente paga por adelantado y necesita justificar el pago antes de que exista la factura.

Autorizaciones internas. Presupuestos que tienen que pasar por un comité o una dirección financiera que solo mira documentos con pinta de factura.

Aduanas y exportación. Es su terreno clásico: la proforma acompaña a la mercancía para declarar el valor antes de que haya factura comercial.

Modelo de factura proforma, rellenado

Este es el modelo de la proforma del anticipo que verás más abajo: una reforma de 4.800 € más IVA en la que el cliente paga un 30 % por adelantado. Los nombres y los NIF son inventados; la estructura es la que necesita cualquier administración para tramitarte el pago.

FACTURA PROFORMA · Referencia PRO-2026-012 · Fecha: 07/10/2026 · Válida hasta: 06/11/2026
Emisor: Reformas del Ejemplo, S.L. · NIF B12345678 · calle Real, 3
Cliente: Oficinas Ejemplo, S.A. · NIF A87654321 · avenida del Puerto, 20

ConceptoBaseIVA (21 %)Total
Anticipo del 30 % de la reforma de los aseos de la planta 2, según presupuesto P-2026-031 de 4.800 €1.440,00 €302,40 €1.742,40 €

Forma de pago: transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000, indicando la referencia PRO-2026-012.
Este documento no es una factura. La factura del anticipo se emitirá al recibir el pago.

Fíjate en cuatro cosas. «Factura proforma» va arriba y en grande, para que nadie la confunda con una factura. La referencia es PRO-2026-012, no un número de tu serie de facturas: si el cliente no paga, no te queda ningún hueco. Lleva el IVA desglosado, porque administración necesita saber cuánto transfiere, aunque tú no lo declares hasta que cobres. Y la última línea dice lo que es: el día que llegue la transferencia emites la factura del anticipo por esos 1.742,40 €, y esa sí entra en tu numeración y en Verifactu.

Si la proforma es para una exportación, el transitario o la aduana te pedirán más datos: el Incoterm, el peso, el origen de la mercancía y su partida arancelaria. Pregúntale antes de mandarla, porque cambia de un envío a otro.

Proforma, presupuesto y factura

Los tres se parecen en la pantalla y son cosas muy distintas para Hacienda.

PresupuestoProformaFactura
Numeración fiscalNoNoSí
Genera IVA a declararNoNoSí
Se contabilizaNoNoSí
Obliga a algoNoNoSí
Afecta a VerifactuNoNoSí
Se usa para…OfrecerQue te tramiten el pagoCobrar
Fíjate en que presupuesto y proforma son lo mismo por dentro. Lo que cambia es la forma en que se presentan y para qué la usa quien la recibe. Por eso en Factuvi la proforma no es un módulo aparte: es un presupuesto impreso de otra manera.

¿Factura proforma o presupuesto? Cuál mandar

Manda un presupuesto cuando el cliente todavía está decidiendo, y una proforma cuando ya ha dicho que sí y necesita un documento para pagarte. Lo que llevan dentro es lo mismo; lo que cambia es para qué lo usa quien lo recibe.

Imagínate que haces una reforma de 4.800 euros más IVA. El cliente te pide precio y le mandas un presupuesto con 30 días de validez, para que lo compare con otros. Dos semanas después te dice que adelante, pero su empresa paga un 30 % por adelantado y administración no mueve un euro sin un documento con formato de factura. Ahí le mandas la proforma del anticipo: 1.440 euros más IVA, 1.742,40 € en total.

Presupuesto, si el cliente compara, puede negociar líneas o todavía no ha decidido. Qué tiene que llevar y cómo marcar su validez está en la guía de cómo hacer un presupuesto.

Proforma, si ya ha aceptado y la necesita para tramitar un anticipo, una autorización interna o un pago por transferencia, o si la mercancía tiene que pasar una aduana.

Ojo con los anticipos: en cuanto el cliente te paga ese 30 %, el IVA de lo cobrado se devenga y tienes que emitir la factura del anticipo. La proforma sirve para que te lo paguen, no para sustituir esa factura.

Qué diferencia hay entre factura y factura proforma

La factura cobra y la proforma avisa. La factura lleva número de tu serie, genera el IVA que declaras ese trimestre, cuenta para Verifactu y obliga al cliente a pagar. La proforma no hace ninguna de esas cuatro cosas: enseña cómo va a ser la factura, y nada más.

Con lo cual tu cliente no puede deducirse el IVA con una proforma ni usarla como justificante del gasto. Para eso necesita la factura de verdad, y te la va a pedir.

Por eso conviene que se note a simple vista: «Factura proforma» bien grande en el título, sin número de tu serie de facturas y con una línea que diga que no es una factura.

Por qué no se numera

Aquí hay un error que veo repetirse y que sale caro: usar una factura de verdad como si fuera una proforma, y anularla si el cliente no acepta.

El problema es que tu serie de facturas tiene que ser correlativa y sin saltos. Si emites la 2026/084 para que el cliente la vea, y luego no hay operación, no puedes hacer como si no existiera: tienes que rectificarla. Y si lo haces tres o cuatro veces al mes, acabas con una serie llena de rectificativas que no responden a ninguna venta real.

La proforma existe justo para evitar eso. No toca tu numeración, con lo cual puedes mandar las que quieran sin ensuciar nada. Si tienes dudas sobre cómo funciona la numeración correlativa, está en la guía de numeración y facturas rectificativas.

Qué dice Verifactu de esto

Nada, y es una buena noticia.

Verifactu regula los registros de las facturas que emites: que estén encadenados, que no se puedan alterar y que sean trazables. Una proforma no es una factura, así que no genera registro y no entra en el sistema.

El registro aparece cuando conviertes la operación en factura real. Ese es el momento en que Verifactu actúa, y no antes. Con lo cual puedes seguir usando proformas exactamente igual que hasta ahora.

Cómo se hace en Factuvi

Presupuesto, proforma y factura: lo escribes una sola vez y te sirve para todo. Míralo en un vídeo de minuto y medio.

De presupuesto a factura proforma y a factura, sin escribir nada dos veces: haz clic para reproducir
  1. Haz el presupuesto con su cliente, sus líneas, sus precios y el IVA. En el vídeo, el de una panadería.
  2. Si el cliente te pide una proforma, en las opciones del presupuesto le das a «Imprimir factura proforma». Sale un PDF que pone «Factura proforma» y la fecha, para que el cliente sepa lo que te va a pagar; por ejemplo, si te paga por adelantado.
  3. Cuando confirma, desde el mismo presupuesto le das a «Hacer factura». Sale una factura exactamente igual, con las mismas líneas y los mismos precios, sin teclear nada.
  4. El presupuesto queda bloqueado, porque ya es una factura. Si hay que cambiar algo, se cambia en la factura.

Fíjate en lo que no pasa en el segundo paso: la proforma no es una factura legal, no cuenta para Hacienda y no gasta número de tu serie. El número llega en el tercero, cuando ya hay factura.

Además puedes mandarlo como PDF o como enlace por correo o WhatsApp, que para según qué clientes es bastante más cómodo que un adjunto. La página del vídeo tiene cada paso con su minuto.
Un límite, para que lo sepas antes: Factuvi no lleva tu contabilidad ni presenta tus modelos ante Hacienda. Hace el circuito de documentos —presupuesto, proforma, albarán, factura— y te prepara la información del trimestre. La declaración la sigue haciendo tu asesor o tú.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una factura proforma?

Es un documento con el aspecto de una factura que sirve para comunicar por adelantado qué se va a cobrar y en qué condiciones, pero no es una factura: no lleva numeración fiscal, no se contabiliza, no genera IVA y no obliga a nada. Se usa cuando el cliente necesita un documento formal antes de que exista la operación.

¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y un presupuesto?

En el fondo son lo mismo: una oferta sin efectos fiscales. La diferencia es de forma y de uso. El presupuesto se presenta como propuesta que el cliente puede aceptar o rechazar; la proforma se presenta con formato de factura, normalmente porque a quien la recibe le sirve para tramitar un pago, un anticipo o una autorización interna.

¿Una factura proforma lleva IVA?

Muestra el IVA que se aplicaría, para que el cliente vea el importe total que va a pagar. Pero ese IVA no se declara ni se ingresa: no hay devengo hasta que se emite la factura de verdad.

¿Hay que numerar las facturas proforma?

No con la numeración de tus facturas. Precisamente por eso existe: una proforma no consume número de tu serie de facturación, porque si lo hiciera te dejaría un hueco en la numeración cuando la operación no llegue a cerrarse.

¿Afecta Verifactu a las facturas proforma?

No. Verifactu regula los registros de las facturas que emites, y una proforma no es una factura. El registro se genera cuando conviertes la operación en factura real.

¿Cómo se hace una factura proforma?

En Factuvi se hace un presupuesto con sus líneas y se imprime como proforma. Cuando el cliente acepta, ese mismo documento se convierte en factura sin volver a teclear nada.

¿Cuándo mando una proforma y cuándo un presupuesto?

El presupuesto, cuando el cliente todavía está decidiendo y puede comparar o negociar. La proforma, cuando ya ha aceptado y necesita un documento con formato de factura para tramitar el pago, un anticipo o una autorización interna.

¿Se puede deducir el IVA con una factura proforma?

No. La proforma no es una factura, así que no sirve para deducir el IVA ni como justificante del gasto. Para eso hace falta la factura que se emite cuando se realiza la operación o se cobra el anticipo.

¿Qué datos lleva una factura proforma?

Las palabras «factura proforma» bien visibles, tus datos y los del cliente, una referencia propia que no sea de tu serie de facturas, la fecha y la validez, la descripción con base, IVA y total, la forma de pago y una línea que diga que no es una factura. Es lo que necesita quien la recibe para tramitar el pago.

¿Qué programa hace facturas proforma y las convierte en factura?

Factuvi las hace también en el plan gratuito: preparas un presupuesto, lo sacas como proforma y, cuando el cliente acepta, ese mismo documento pasa a factura sin volver a teclear nada, y es ahí donde se genera el registro de Verifactu. Otros programas, como Holded o Billin, también hacen proformas.

¿Cómo paso un presupuesto a factura proforma y a factura sin reescribirlo?

En Factuvi, todo sale del mismo presupuesto. En sus opciones, «Imprimir factura proforma» te da un PDF que pone «Factura proforma» y la fecha, sin número de serie. Cuando el cliente confirma, «Hacer factura» lo convierte en una factura con las mismas líneas y los mismos precios, y el presupuesto queda bloqueado.

Pruébalo con una de verdad. Crea tu cuenta gratis, haz un presupuesto y sácalo como proforma. Si te encaja, cuando el cliente diga que sí lo conviertes en factura de un clic.
Crear cuenta gratis Ver todas las guías

Guías relacionadas

Cómo hacer un presupuesto

Qué tiene que llevar, cómo enviarlo por PDF o enlace y qué hacer cuando el cliente no contesta.

Cómo hacer un presupuesto

Numeración y rectificativas

Por qué una proforma no consume número de tu serie, y cómo se corrige una factura ya emitida.

Numerar y rectificar facturas

Cómo hacer una factura

Los datos obligatorios, las series y los errores que obligan a rehacerla.

Cómo hacer una factura
Ver todas las guías