Qué es una factura proforma y cuándo se usa

Para qué sirve de verdad

La proforma existe por una razón muy práctica: hay clientes que necesitan un papel antes de poder pagarte.

Piensa en una empresa mediana. El responsable quiere contratarte, pero para que administración libere el dinero necesita un documento con el importe, el IVA, tus datos fiscales y los suyos. Si le mandas una factura de verdad, tú ya has devengado ese IVA y has consumido un número de tu serie por algo que igual no se cierra. Con lo cual le mandas una proforma: tiene todo lo que administración necesita ver, y a ti no te compromete a nada.

Los casos donde más aparece:

Anticipos. El cliente paga por adelantado y necesita justificar el pago antes de que exista la factura.

Autorizaciones internas. Presupuestos que tienen que pasar por un comité o una dirección financiera que solo mira documentos con pinta de factura.

Aduanas y exportación. Es su terreno clásico: la proforma acompaña a la mercancía para declarar el valor antes de que haya factura comercial.

Por qué no se numera

Aquí hay un error que veo repetirse y que sale caro: usar una factura de verdad como si fuera una proforma, y anularla si el cliente no acepta.

El problema es que tu serie de facturas tiene que ser correlativa y sin saltos. Si emites la 2026/084 para que el cliente la vea, y luego no hay operación, no puedes hacer como si no existiera: tienes que rectificarla. Y si lo haces tres o cuatro veces al mes, acabas con una serie llena de rectificativas que no responden a ninguna venta real.

La proforma existe justo para evitar eso. No toca tu numeración, con lo cual puedes mandar las que quieran sin ensuciar nada. Si tienes dudas sobre cómo funciona la numeración correlativa, está en la guía de numeración y facturas rectificativas.