Cómo hacer una factura, paso a paso

Qué datos lleva una factura, cómo calcular el IVA y el IRPF y un ejemplo real. Al final, cómo hacerla gratis y cumpliendo con Verifactu.

Para hacer una factura en España necesitas: número correlativo y fecha, tus datos y NIF, los datos y NIF del cliente, la descripción del concepto, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA, la retención de IRPF si tu actividad la aplica, y el total. Con Factuvi puedes hacerla gratis y cumpliendo con Verifactu.

Datos obligatorios de una factura

Elemento Descripción
Número Correlativo, sin saltos, dentro de una serie
Fecha Fecha de emisión (y de operación si difiere)
Emisor Tu nombre o razón social, NIF y domicilio
Destinatario Nombre, NIF y domicilio del cliente
Concepto Descripción del producto o servicio
Base imponible Importe antes de impuestos
IVA Tipo aplicado (21 %, 10 %, 4 % o exento) y cuota
IRPF Retención si tu actividad la aplica (por ejemplo, −15 % o −7 %)
Total Importe final a pagar

Pasos para hacerla

  1. Asigna el siguiente número correlativo de tu serie y la fecha.
  2. Añade tus datos fiscales y los del cliente.
  3. Describe el concepto y pon la base imponible.
  4. Aplica el IVA que corresponda y, si procede, la retención de IRPF.
  5. Revisa el total y emite la factura.
¿Haces la misma factura cada mes a los mismos clientes? No hace falta repetir estos pasos cada vez: las facturas recurrentes te aparecen preparadas el día que toca y, si cobras por domiciliación, la remesa bancaria las cobra todas a la vez.

La numeración: lo que más problemas da

De todos los datos obligatorios, el número es el que más disgustos causa, porque tiene una regla que no admite excepciones: correlativo y sin saltos.

No puedes emitir la 2026/084, arrepentirte y hacer como que no existió. Si esa factura no vale, se emite una rectificativa; el número queda usado. Y con Verifactu, además, borrarla ya no es una opción técnica: los registros están encadenados.

Puedes tener varias series si te conviene —una por año, por tipo de cliente o por línea de negocio— siempre que cada una sea correlativa dentro de sí misma. Lo que no puedes es mezclar o reutilizar números.

Un consejo práctico: si vas a emitir un documento que quizá no acabe en venta, no uses una factura. Usa un presupuesto o una proforma, que no consumen numeración.

Tres casos que se salen de lo normal

Los que más consultas generan.

Factura a un particular

Lleva IVA pero no lleva retención de IRPF: un particular no puede ingresarla a Hacienda. Y necesitas su nombre y NIF igual que con una empresa.

Factura sin IVA

Si tu actividad está exenta, la factura va sin IVA — pero conviene indicar el motivo en el propio documento. Sin explicación parece un error.

Factura hecha a mano

Un talonario sigue siendo válido y queda fuera de Verifactu. Pero en cuanto uses un programa, ese programa tiene que cumplir.

Errores que obligan a rehacerla

NIF mal o incompleto. Es el más común y el más tonto. Con el NIF del cliente mal, él no puede deducirse la factura y te la va a devolver.

Concepto de una palabra. "Servicios" no describe nada. Si Hacienda revisa a tu cliente y no puede saber qué compró, el problema acaba siendo tuyo también.

Retener IRPF a quien no toca. A un particular no se le retiene.

Calcular el IRPF sobre el total. Se calcula sobre la base imponible, nunca sobre base más IVA. Lo tienes con los números en IVA e IRPF en tus facturas.

Fecha de emisión posterior a la de operación sin decirlo. Si facturas en octubre algo entregado en agosto, indica las dos fechas.

Ejemplo

Servicio de diseño, 1.000 € de base

Base imponible 1.000,00 €
IVA 21 % + 210,00 €
IRPF −15 % − 150,00 €
Total a cobrar 1.060,00 €

Preguntas frecuentes

¿Qué datos se necesitan para hacer una factura?

Número correlativo y fecha, tus datos fiscales con NIF, los datos y NIF del cliente, la descripción del concepto, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA, la retención de IRPF si tu actividad la aplica, y el total. Sin el NIF del cliente la factura no le sirve para deducirse el gasto.

¿Puedo hacer una factura a mano?

Sí, un talonario en papel sigue siendo válido y queda fuera de Verifactu, que regula los programas informáticos. Ahora bien, en cuanto empieces a facturar con un programa, ese programa tiene que cumplir el reglamento.

¿Cómo hago una factura a un particular?

Igual que a una empresa, con dos diferencias: sigue llevando IVA, pero no lleva retención de IRPF, porque un particular no puede ingresarla a Hacienda. Y necesitas su nombre y NIF igualmente.

¿Puedo tener varias series de numeración?

Sí, siempre que cada serie sea correlativa dentro de sí misma. Es habitual separar por año, por tipo de cliente o por línea de negocio. Lo que no se puede es mezclar series ni reutilizar números.

¿Es obligatorio numerar las facturas de forma correlativa?

Sí. Las facturas deben seguir una numeración correlativa dentro de una serie, sin saltos. Cómo numerar bien

¿Cuándo se aplica IRPF en una factura?

Cuando tu actividad está sujeta a retención (habitual en profesionales). El tipo general es del 15 %, o del 7 % para nuevos autónomos durante los primeros años. Cómo se calculan

¿Puedo hacer facturas gratis?

Sí. Con Factuvi puedes hacer hasta 12 facturas al mes gratis, con Verifactu incluido.

Hazla gratis y con Verifactu. Con Factuvi rellenas estos datos una vez y la factura se genera sola, cumpliendo con Verifactu.

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