Facturas recurrentes: las cuotas que se preparan solas cada mes

Cuándo te ahorra trabajo

Cuando el trabajo no es hacer la factura, sino acordarte de hacerla y copiarla. Una academia que cobra la mensualidad a sus alumnos, una asesoría con igualas, un técnico con contratos de mantenimiento, un despacho que alquila puestos. Cada mes, las mismas facturas, con el mismo concepto y el mismo importe.

Imagínate una asesoría con diez clientes que pagan 90 € más IVA al mes. Sin facturación periódica, el día 1 abre diez facturas, busca el cliente, copia el concepto de la del mes anterior, cambia el mes y la emite. Diez veces. Con la cuota programada, el día 1 le aparecen las diez preparadas y las emite de una vez.

Con lo cual lo que se gana no es solo tiempo: es no olvidarse de ninguna. La cuota que no se factura un mes no se cobra, y casi nunca se recupera.

Periodos distintos para el mismo cliente

El periodo va en la línea, no en el cliente, y eso resuelve un caso muy habitual. Un cliente de un técnico de climatización paga 30 € al mes por el servicio de urgencias y 180 € al año por la revisión anual. Son dos líneas, una mensual y otra anual.

Once meses al año le sale una factura con una línea. El mes de la revisión, las dos coinciden, y si las emites unidas le llega una sola factura con los dos conceptos en vez de dos facturas el mismo día. Para el cliente es más claro, y para ti, una factura menos que cobrar.

Cobrarlas: la remesa

Facturar la cuota es la mitad. La otra mitad es cobrarla, y si tus clientes pagan por domiciliación, lo que encaja es la remesa bancaria: filtras las facturas de las cuotas del mes, generas el fichero y lo subes a tu banco, que cobra a todos a la vez.

El recorrido de la asesoría del ejemplo queda así: el día 1 emite las diez cuotas, genera la remesa con esas diez facturas y la sube al banco. Dos pasos, y todo el mes cobrado. Cómo funciona la remesa bancaria.