Plantilla de factura en Excel gratis

Con el IVA, el IRPF y tu lista de clientes ya montados. Y con lo que nadie te cuenta: cuándo se te queda corta.

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Escrito por Francisco Martínez Alegre, fundador de Trebede Internet

Esta plantilla de factura en Excel es gratis y se descarga sin registrarte. Lleva los datos obligatorios de una factura, calcula la base, el IVA de cada línea con su desglose por tipo y la retención de IRPF, y tiene una hoja de clientes para que el NIF y la dirección salgan solos. Se abre con Excel, LibreOffice o Google Sheets. Lo que no hace es llevar la numeración, las rectificativas ni el resumen del trimestre para tu asesor: ahí es donde se te queda corta.

Qué lleva la plantilla

Tres hojas en un solo fichero: la factura, tus clientes y las instrucciones.

La factura

Tus datos, los del cliente, número, fecha y doce líneas con cantidad, precio, descuento y tipo de IVA. La base, el IVA, la retención y el total se calculan solos.

Tus clientes

Los das de alta una vez en su hoja y en la factura los eliges de una lista. Con lo cual no vuelves a teclear un NIF, que es donde más errores se cuelan.

El IVA desglosado

Si una factura lleva líneas al 21 % y al 10 %, la plantilla separa la base y la cuota de cada tipo, que es como tiene que aparecer en la factura.

Descargar la plantilla (.xlsx)

Cómo se rellena

La primera vez, cinco minutos. Las siguientes, lo que tardes en escribir las líneas.

  1. Pon tus datos arriba a la izquierda y guarda el fichero como tu plantilla, para no tener que volver a escribirlos.
  2. Da de alta a tus clientes en la hoja Clientes, con su nombre, NIF y dirección.
  3. Pon el número y la fecha. El número es el siguiente al de tu última factura, sin saltarte ninguno. La fecha no se pone sola a propósito: si lo hiciera, cambiaría cada vez que abrieras una factura antigua.
  4. Elige el cliente y escribe las líneas. En IVA pones el tipo de cada línea (21 %, 10 %, 4 % o 0 %) y, si te practican retención, el IRPF junto al total.
  5. Guárdala con su número, por ejemplo 2026-014.xlsx, y expórtala a PDF para enviarla.
Un ejemplo: un diseño de logotipo de 1.000 € de base al 21 % son 210 € de IVA. Si eres autónomo y tu cliente es una empresa, te retiene el 15 %: 150 € menos. El total de la factura queda en 1.060 €. Si tienes dudas con los tipos, están en la guía de IVA e IRPF en las facturas de autónomos, y los datos que tiene que llevar toda factura, en cómo hacer una factura.

Cuándo se te queda corta

Empiezo por quitar hierro: una factura hecha con Excel es una factura válida si lleva los datos que tiene que llevar. El problema no es el documento, es todo lo que pasa alrededor, y se nota en cuatro sitios:

  • La numeración. La llevas tú. Si duplicas el fichero de la 013 para hacer la 014 y se te olvida cambiar el número, tienes dos facturas iguales y la plantilla no te avisa.
  • Las rectificativas. Si te equivocas en una factura ya enviada, lo correcto es hacer una rectificativa con su propio número. En Excel lo fácil es tocar la celda y guardar, que es justo lo que no se debe hacer.
  • El trimestre. Tu asesor te pide las facturas emitidas con su IVA, y tú tienes veinte ficheros sueltos que abrir uno a uno para sumarlos. Ahí se van las tardes.
  • Buscar una factura antigua. «¿Cuánto le facturé a este cliente el año pasado?» En Excel, la respuesta es abrir carpetas.

Yo lo dejaría el día que pases de cinco o seis facturas al mes, o el primer trimestre que tardes más de una hora en preparar lo del asesor. Antes de eso, la plantilla te sirve, y no tienes por qué cambiar.

¿Y Verifactu?

Una hoja de cálculo no cumple Verifactu: no encadena cada factura con la anterior ni impide cambiar una del mes pasado sin dejar rastro. Hoy no pasa nada, porque es opcional, y Hacienda ha anunciado que aplazará la obligación a octubre de 2028 (qué cambia). Cuando llegue, tendrás que facturar con un programa que lo cumpla. Si quieres el detalle, está en qué es Verifactu.

Lo que ganas y lo que pierdes al dejar la plantilla

Ganas que el número lo ponga el programa, que la rectificativa quede enlazada a la factura que corrige y que el trimestre se sume solo. Y el histórico, buscable sin abrir doce archivos.

Pierdes el control absoluto sobre el documento. En Excel podías tocar cualquier cosa; en un programa de facturación, una factura emitida no se toca: si te equivocas, haces una rectificativa. Para algunas personas eso es una molestia real los primeros días, y prefiero decirlo que fingir que no existe.

Y lo que no vas a ganar: Factuvi no lleva tu contabilidad ni presenta tus modelos trimestrales. Si esperabas que salir del Excel te resolviera también eso, no es el caso. Hace facturas, presupuestos y albaranes, y te deja el trimestre preparado para tu asesor.

Si te animas, el plan gratuito de Factuvi tiene 12 facturas al mes, para siempre, y tu primera factura sale en tres pasos. Si no, quédate con la plantilla: para eso está.

Preguntas frecuentes

¿La plantilla es gratis?

Sí. Se descarga directamente, sin registrarte ni dejar el correo. Es un fichero .xlsx que puedes usar y modificar como quieras.

¿Con qué programa se abre?

Es un fichero .xlsx normal: lo abres con Excel, con LibreOffice Calc o subiéndolo a Google Drive y abriéndolo con Hojas de cálculo de Google.

¿Puedo seguir haciendo facturas con una plantilla de Excel?

Hoy sí. Una factura hecha con Excel es válida si lleva los datos obligatorios y la numeración es correlativa. Lo que una hoja de cálculo no cumple es Verifactu, que hoy es opcional: Hacienda ha anunciado que aplazará la obligación a octubre de 2028.

¿Cómo numero las facturas en Excel?

A mano y en orden: cada factura lleva el número siguiente al de la anterior, sin saltarte ninguno ni repetirlo. Muchos usan el año delante, como 2026/001, 2026/002. La plantilla no lleva la cuenta por ti, así que conviene guardar cada factura con su número en el nombre del fichero.

¿Qué hago si me equivoco en una factura que ya he enviado?

No la cambies ni la borres: haz una factura rectificativa, con su propio número, que corrija la anterior. Es lo que más se hace mal con Excel, porque tocar la celda y guardar es muy fácil.

¿Cuánto se tarda en pasar de Excel a un programa de facturación?

Lo que tardes en poner tus datos y los de tus primeros clientes. No hay que pasar las facturas antiguas: guardas los ficheros de Excel y sigues la numeración donde la dejaste.

¿Le falta algo a la plantilla? Si echas en falta un campo que tú usas siempre, escríbenos y lo miramos. Y si quieres comparar, haz una factura en Factuvi y ponla al lado de la que sacas de tu Excel.
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