Tu plantilla de Excel y Verifactu: hasta cuándo te vale

Una plantilla de factura en Excel te vale hasta que Verifactu te obligue: antes del 1 de enero de 2027 si eres empresa o sociedad y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Una hoja de cálculo no cumple el reglamento porque no encadena los registros ni impide modificarlos sin dejar rastro. Las facturas que ya hiciste se quedan como están; el cambio afecta a las que emitas desde entonces.

Por qué el Excel no cumple

Empiezo por quitar hierro: el problema no es el Excel. Tu plantilla probablemente calcula bien el IVA, tiene tu logo y lleva años sacándote de apuros. Como documento, la factura que genera puede ser perfectamente correcta.

El problema es otro. Verifactu no regula cómo se ve la factura, regula cómo se genera y cómo se guarda el registro. Y ahí una hoja de cálculo tiene un fallo de origen: puedes abrir la factura del mes pasado, cambiar una cifra y guardar. Nadie se entera. No queda rastro.

Eso es justo lo que el Reglamento antifraude quiere impedir. Con lo cual no es que el Excel se haya quedado anticuado: es que hace exactamente lo que la norma prohíbe.

Qué le falta exactamente

Los cinco requisitos de Verifactu, y cómo queda tu plantilla frente a cada uno.

Lo que exige Verifactu	Plantilla de Excel	Programa conforme
Registro encadenado con el anterior	No	Sí
No poder editar ni borrar sin rastro	No	Sí
Trazabilidad de cada factura	No	Sí
Código QR de verificación	No	Sí
Remisión a la Agencia Tributaria	No	Sí
Datos obligatorios de la factura	Si la hiciste bien	Sí

Fíjate en la última fila: en los datos obligatorios tu plantilla puede estar perfecta. Si tienes dudas sobre qué campos lleva una factura, están en la guía de cómo hacer una factura. Lo que no puede hacer una hoja de cálculo es lo de las cinco filas de arriba.

Cuánto margen tienes

Depende de qué eres:

Si eres empresa o sociedad, antes del 1 de enero de 2027.

Si eres autónomo, antes del 1 de julio de 2027.

Suena lejos. Pero piensa que en esas fechas va a estar cambiándose todo el mundo a la vez, y que cambiar de sistema de facturación en plena campaña es peor que hacerlo en un mes tranquilo. Yo te diría que lo muevas antes, no por miedo a la sanción, sino porque no cuesta nada hacerlo con calma y sí cuesta hacerlo con prisa.

Si quieres el detalle de los plazos y a quién afectan, está en la guía de desde cuándo es obligatorio Verifactu.

Cómo se sale del Excel sin dramas

Tres cosas que la gente teme y que no son problema.

No hay que migrar el histórico

Las facturas que ya hiciste se quedan donde están; consérvalas y ya. Para empezar a emitir solo necesitas continuar la numeración donde la dejaste.

La numeración no se rompe

Si ibas por la 2026/084, sigues por la 085. Lo que no puedes es saltarte números ni reutilizarlos, que es la parte que en Excel se hacía sin querer.

No tiene por qué costar dinero

Puedes cumplir con la app gratuita de la AEAT o con un plan gratuito que incluya Verifactu. Lo tienes comparado en la guía de cumplir gratis.

Lo que ganas y lo que pierdes al dejar la plantilla

Ganas no volver a copiar los datos del cliente a mano, poder duplicar la factura del mes pasado en dos clics, y tener el histórico buscable sin abrir doce archivos.

Pierdes el control absoluto sobre el documento. En Excel podías tocar cualquier cosa; en un programa conforme, no. Si te equivocas, emites una rectificativa. Para algunas personas eso es una molestia real los primeros días, y prefiero decirlo que fingir que no existe.

Y lo que no vas a ganar: Factuvi no lleva tu contabilidad ni presenta tus modelos trimestrales. Si esperabas que salir del Excel te resolviera también eso, no es el caso. Hace facturas, las registra en Verifactu y te las deja ordenadas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir haciendo facturas con una plantilla de Excel?

Hoy sí, si Verifactu todavía no te obliga. Pero una hoja de cálculo no cumple el reglamento: no encadena los registros ni impide editarlos sin dejar rastro. Cuando te llegue la obligación (antes del 1 de enero de 2027 para empresas y del 1 de julio de 2027 para autónomos), tendrás que cambiar.

¿Por qué una plantilla de Excel no cumple Verifactu?

Porque le falta justo lo que exige la norma: que cada factura genere un registro encadenado con el anterior, que no se pueda modificar ni borrar sin dejar constancia y que lleve un código QR de verificación. En Excel puedes cambiar una cifra del mes pasado y no queda rastro; eso es exactamente lo que el reglamento quiere impedir.

¿Y una plantilla de Word o un PDF hecho a mano?

Lo mismo que el Excel: sirven para dar formato a una factura, pero no son un sistema de facturación conforme. El reglamento no habla del aspecto del documento, habla de cómo se genera y se conserva el registro.

¿Qué pasa con las facturas que ya hice en Excel?

Se quedan como están. La obligación afecta a las facturas que emitas a partir del momento en que te aplique, no obliga a rehacer el histórico. Sí conviene conservarlo, porque los plazos de conservación fiscal siguen siendo los de siempre.

¿Cuánto se tarda en pasar de Excel a un programa de facturación?

Lo que tardes en dar de alta tus datos fiscales y los de tus primeros clientes. No hay que migrar el histórico para empezar a emitir: basta con continuar la numeración donde la dejaste.

¿Tengo que pagar por cambiar?

No necesariamente. Puedes cumplir con la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria o con un programa que incluya Verifactu en su plan gratuito, como Factuvi.

Pruébalo sin compromiso. Haz una factura en Factuvi y compárala con la que sacas hoy de tu plantilla. Si no te convence, tu Excel sigue ahí. Y si tienes una duda sobre tu caso, escríbenos.

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